A volte capita di mandare una mail ..e poi silenzio!. Infine si telefona dopo una settimana a “Chi l’ha visto” perché il nostro interlocutore è svanito nel nulla.
Ma come? Volevo comprare un software o una fotocopiatrice, ho chiesto il manuale, e lui non mi risponde?
Ma come? Abbiamo dimostrato un interesse comune per chiudere un contratto, fissiamo un appuntamento e non mi conferma una data?
Ma come? Ho un problema urgente col gestionale, chiamo l’assistenza e mi dicono che in ufficio non c’è nessuno e che è meglio mandare una mail così mi richiameranno ma non sento nessuno per due giorni?
Un modo per ottenere più di quanto abbiamo ottenuto fino ad ora è sicuramente evitare frasi del tipo:”Non vedo l’ora di sentirti”. Sono frasi trite e ritrite quelle di queste genere. Per stimolare una risposta, meglio frasi del tipo: “Apprezzo una tua rapida risposta”. Prova a seguire questo primo consiglio: avrai già fatto un primo passo per distinguerti dagli altri che riempiono – senza successo – la casella mail del tuo interlocutore.
Ma la strada è ancora lunga, spesso siamo molto ottimisti ma poco concreti. Vogliamo una risposta entro un dato termine? Esprimiamolo. Non cade mica il mondo! Potresti terminare la tua mail con qualcosa del genere: “Potrebbe restituirmi tutti i feedback delle proposte entro venerdì?” Dare ai tuoi potenziali clienti una scadenza per incontrarsi elimina i dubbi su quando riceverò la mail o almeno se è stata presa in considerazione o meno. Di sicuro chi la legge non la metterà da parte dicendosi che risponderà la settimana prossima: la scadenza è in settimana, quindi è vantaggioso anche per chi legge, rispondere subito. Così evita una figura poco professionale e tu hai la tua risposta. Inoltre hai dichiarato le tue aspettative in anticipo e hai dato loro un obiettivo preciso da raggiungere: un giorno.
Se la tua scadenza è flessibile, potresti aggiungere: “Questa tempistica soddisfa le tue aspettative?” Ciò consente all’interlocutore di posticipare se avrà bisogno di più tempo, ma almeno te lo comunicherà.Assicurati che ci sia sempre una scadenza, comunque. Se il potenziale cliente risponde, “In realtà, penso che avrò bisogno di qualche altro giorno”, noi rispondiamo: “Non è un problema. Passiamo la scadenza al prossimo mercoledì”. Hai dato loro il tempo di cui hanno bisogno e tu hai di nuovo una data precisa.
Oppure in altri casi ti può far comodo anche questa soluzione: “Potresti aiutarmi a trovare una soluzione?” Gli umani generalmente amano aiutare gli altri umani. Se la professionalità a volte latita, in genere l’umanità risponde! Usa questo comportamento a tuo vantaggio. Inviando un’e-mail che dice “Mi piacerebbe parlare con la persona che si occupa di fatturazione (ad esempio) ma non so bene a chi rivolgermi. Potresti aiutarmi?” è molto più persuasivo del semplice: “Sei tu che ti occupi di fatturazione?”
Quando invece vedi che la reazione ad un primo tentativo è simile all’effetto di un sasso nello stagno, allora puoi provare scrivendo qualcosa del genere: “Se sei troppo occupato per gestire questa richiesta, c’è qualcun altro a cui posso rivolgermi?”Questo è un approccio diretto e va usato solo se assolutamente necessario. Stiamo sostanzialmente dicendo che siamo delusi dei suoi tempi di risposta e della sua capacità di gestire il tempo. Al contempo gli proponiamo una soluzione mantenendo un buon rapporto con lui, chiedendogli anzi, aiuto.
E poi ci sono gli assegni in bianco – come li chiamo io: “Se non avessi tue notizie entro la data di X, presumo che siamo pronti ad andare avanti come la proposta che ti invio.” Quando hai una richiesta che non richiede necessariamente una risposta – come la bozza finale di un contratto o una tempistica proposta – questo approccio funziona bene. Basta inviare il documento o l’aggiornamento e dire “Se non avessi tue notizie entro venerdì, presumo che tu non abbia alcuna eccezione da sollevare e andiamo avanti”. Ciò stabilisce una tempistica solida e pone all’altro l’onere di dare rapidamente a una risposta. Altrimenti si fa come dici tu!
“Fammi sapere se qualcosa cambia.”
Questa è un’altra opportunità per rimettere la responsabilità sul tuo potenziale cliente. Se tutto ciò che è richiesto è di avvisarti del feedback o delle modifiche al contratto esistente, chiedi loro di tenerti d’occhio e lasciarlo. A meno che non tocchino, puoi andare avanti liberamente. Tutto questo ovviamente, se ritieni che la mail sia il mezzo più idoneo. Per le mail importanti o urgenti, io preferisco sempre telefonare prima o dopo averla inviata, per assicurarmi che il messaggio sia giunto a destinazione.
Prova! Fammi sapere come è andata!